7 maiores erros que todo mundo comete ao mandar um e-mail

Se você deseja se destacar na comunicação por e-mail no mundo da tecnologia, é fundamental evitar alguns hábitos irritantes que podem afastar seus colegas e clientes. Confira abaixo sete erros comuns que você deve evitar a todo custo para manter uma imagem profissional.

7 maiores erros ao mandar um e-mail

1. Anexar incorretamente

Enviar anexos pode ser uma maneira eficiente de compartilhar informações, mas muitos cometem o erro de enviar muitos arquivos, tornando a correspondência pesada e incômoda. Lembre-se de algumas regras simples ao enviar PDFs, planilhas ou imagens.

Verifique o tamanho do arquivo e, se for superior a 500 KB, comprima-o em um arquivo zip. Além disso, certifique-se de que o destinatário possa abrir o tipo de arquivo antes de enviá-lo. Evite sobrecarregar os destinatários com muitos anexos em um único e-mail.

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2. Não fazer a revisão

Quem nunca passou pela situação de enviar um e-mail cuidadosamente redigido e perceber, tarde demais, um erro de digitação gritante? Para evitar essa gafe, revise sempre seus e-mails antes de enviá-los.

3. Ser prolixo

Apesar de amarmos romances, longas histórias não funcionam bem em e-mails! Evite este hábito que pode irritar as pessoas e concentre-se em ser claro e conciso. Estudos mostram que o tamanho ideal de um e-mail fica entre 50 e 125 palavras, então vá direto ao ponto e seja breve.

4. Impaciência

É compreensível que fiquemos frustrados quando alguém não responde a um e-mail ou faz perguntas aparentemente bobas em resposta. No entanto, usar termos impacientes e passivo-agressivos, como “conforme meu último e-mail”, pode parecer negativo e pouco profissional. Em vez disso, seja direto em seu e-mail, faça perguntas, reafirme seus pedidos ou simplesmente pegue o telefone para esclarecer qualquer dúvida.

5. Abusar do ‘Responder a todos’

O recurso ‘Responder a todos’ é útil para discussões em grupo, mas usá-lo inadequadamente pode ser bastante irritante. Evite responder a todos quando estiver corrigindo alguém ou discordando do conteúdo. Além disso, se você foi “cc” (copiado) em um e-mail, o remetente geralmente não espera que você responda a todos. Esse recurso deve ser usado com cautela para evitar sobrecarregar os destinatários com informações desnecessárias.

6. Falta de saudação ou uso de uma genérica

A saudação no início do e-mail define o tom da mensagem, e é importante garantir que você seja percebido como profissional. Evite enviar um e-mail sem saudação ou usando uma saudação genérica.

7. Encaminhar sem contexto

Encaminhar um e-mail sem contexto adequado é outro hábito irritante que muitas pessoas detestam. Mesmo que seja óbvio que outra pessoa precisa ser incluída na conversa, encaminhar sem explicação coloca a responsabilidade de reunir informações sobre o destinatário.

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