Como ser mais produtivo diminuindo o seu esforço? Aprenda esta técnica!

Você já ouviu falar no princípio de Pareto? E na Regra 80/20 para produtividade? Embora sejam nomes diferentes, abordam o mesmo conceito e têm, como finalidade, dar prioridade às tarefas e esforços do negócio ou indivíduo.

A princípio, vamos entender como isso funciona com exemplos práticos. Você, ao chegar no trabalho, qual sua primeira ação? Pega um café, senta, dá uma lida nos e-mails e, aí, lista as prioridades do dia. Mas, como define o que é mais importante ou deve ser feito primeiro?

Sem dúvidas, muita gente fica confusa e acaba se atrapalhando nessa organização. É aí que entra a Regra 80/20 para produtividade. Com ela, as ações são realizadas em sua totalidade, ao mesmo tempo em que menos esforço é empregado.

Regra 80/20 de produtividade: o que é?

Inicialmente, a Regra 80/20 de Produtividade, ou Princípio de Pareto, é uma técnica que auxilia na identificação e priorização das tarefas de maior impacto. Consequentemente, aumenta a produtividade durante a jornada de trabalho.

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A regra foi desenvolvida pelo economista italiano Vilfredo Pareto em 1896. Seu ponto de partida foi a observação de que 80% das terras na Itália pertenciam a apenas 20% da população. Ao mesmo tempo, percebeu que 20% das plantas produziam 80% dos frutos no seu próprio jardim.

Em suma, 80% dos resultados vêm de 20% das causas. Ou seja, uma pequena parte das causas tem um efeito desproporcionalmente grande no resultado final. Deste modo, é preciso identificar as iniciativas prioritárias para, assim, causar o maior impacto.

Por isso, outros nomes pelos quais a Regra 80/20 para Produtividade é conhecida são Lei dos Poucos Vitais e princípio da escassez dos fatores.

Como usar a regra 80/20 de Produtividade?

Inicialmente, o princípio de Pareto é usado em negócios e na economia, embora possa ser aplicado a quase qualquer setor. Ele ajuda a determinar onde os esforços devem ser concentrados para maximizar os resultados.

Neste sentido, a base da Regra 80/20 de produtividade está na afirmação de que 80% dos resultados provêm de 20% das ações. Assim, identifica a porção mais influente em qualquer tipo de trabalho que possa ser subdividida em partes menores.

Produtividade

Para aplicar a regra 80/20 na produtividade, é necessário listar tudo o que deve ser realizado durante o dia de trabalho. Em seguida, identificar as tarefas com maior impacto.

Sendo assim, vale responder a algumas perguntas básicas. Algumas dessas tarefas envolvem a colaboração com outros membros da equipe? Há algo que impeça o progresso dos projetos? Tais atividades podem ser de simples execução, mas causar grande impacto no resto da equipe por dar fluidez aos processos.

Tomada de decisões

O princípio de Pareto ajuda na tomada de melhores decisões em um processo de resolução de problemas, inclusive para priorizar as soluções. Primeiro, é necessário identificar os problemas, suas causas e organizá-los em categorias semelhantes.

Uma dica é usar o processo dos cinco porquês para encontrar todas as causas. Uma vez que elas sejam identificadas, é preciso agrupá-las e, em seguida, decidir se uma solução pode resolver diversos problemas.

Um princípio básico neste uso da Regra 80/20 é atribuir um valor a cada problema com base no seu impacto para o negócio. Isso pode ser uma escala simples entre 1 e 10 ou valor monetário real que indique a sua importância.

Após identificar e categorizar os problemas, o próximo passo é focar nos 20% dos principais que impactam o negócio. O objetivo é encontrar soluções comuns baseadas nos valores atribuídos a cada problema. Ao calcular quais são os 20% mais importantes é preciso então desenvolver um plano para solucioná-los e, consequentemente, gerar 80% dos resultados.

Exemplo prático

Imagine que uma empresa esteja com dificuldades financeiras e precise cortar gastos. Ao analisar os custos da empresa, a gestão identifica que 20% dos produtos geram 80% da receita.

Nesse caso, pode focar seus recursos e esforços nos 20% dos produtos que geram a maior receita e, em seguida, cortar ou reduzir os custos associados aos outros 80% dos produtos. Dessa forma, melhora sua rentabilidade e sobrevivência financeira, concentrando-se no que é mais importante para seu negócio.

Controle de qualidade na Regra 80/20 para produtividade

O controle de qualidade é outra área em que o princípio de Pareto pode ser aplicado. A metodologia Six Sigma, cujo objetivo principal é reduzir a variabilidade de um processo para aumentar o volume produzido, utiliza o diagrama como ferramenta-chave.

Em reunião, a Regra 80/20 ajuda a visualizar os dados e identificar maneiras de priorizar as ações. Na prática, permite que a gestão identifique rapidamente as principais fontes de variação em um processo.

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Vantagens e desvantagens do Princípio de Pareto

Assim como qualquer ferramenta, há vantagens indiscutíveis na aplicação da Regra 80/20 de Produtividade. Por exemplo:

• possibilidade de criar o maior impacto com a menor quantidade de esforço
• trabalho mais eficiente e concentração da equipe em iniciativas específicas
• clareza das prioridades
• maior produtividade
• capacidade de dividir o trabalho em partes administráveis

Entretanto, uma interpretação equivocada da regra é que, com 20% do esforço se pode alcançar 80% dos resultados, o que não é necessariamente o caso. Outra desvantagem da Regra 80/20 é que os membros da equipe podem focar mais na estratégia e deixar de lado outras tarefas importantes.

Por isso, é fundamental encontrar um equilíbrio entre usar a regra 80/20 e realizar outras atividades necessárias. Técnicas como timeboxing e GTD podem ajudar nisso.

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